Termin- & Rückruf-Vereinbarung
Der Kunde sucht sich selbst einen freien Termin oder Rückruf-Zeitpunkt — der landet direkt in Ihrem Kalender, mit allem, was Sie dafür wissen müssen. Der Termin steht, bevor das Telefon dreimal hin- und hergeklingelt hat.
So funktioniert es
Statt Telefon-Pingpong sieht der Kunde, wann Sie können, und wählt selbst — einen Termin oder einen Rückruf-Zeitpunkt. Der Eintrag landet direkt in Ihrem Kalender, mit den Angaben, die Sie dafür brauchen. Welche Zeiten frei sind, ergibt sich aus dem, was schon eingetragen ist, sodass keine Doppelbelegung entsteht. Aus „wir telefonieren das mal aus” wird eine feste Verabredung, ohne dass jemand dreimal vergeblich durchklingelt.
Wie es mit dem Rest zusammenspielt
Der vereinbarte Termin hängt an der Anfrage und am Kunden — was hier erfasst ist, steht für Angebot und Auftrag bereit, ohne neu aufgenommen zu werden.
Beispiel: Besichtigung für einen SHK-Betrieb
Ein Kunde möchte seine Heizung erneuern. Für die erste Besichtigung braucht der Betrieb die Adresse, die vorhandene Anlage und eine kurze Beschreibung des Vorhabens. So könnte der Ablauf aussehen:
- Anfrage aufnehmen. Der Kunde trägt die Angaben ein. Fehlt etwas, kommt zunächst eine Rückfrage statt eines unpassenden Termins.
- Passende Zeit anbieten. Der Betrieb legt fest, wer Besichtigungen übernimmt, welches Gebiet abgedeckt wird und wie viel Zeit einschließlich Anfahrt frei bleiben muss. Der Kunde wählt aus den freigegebenen Zeiten.
- Termin bestätigen. Beide Seiten bekommen dieselben Angaben zu Ort, Zeitpunkt und Ansprechpartner. Änderungen oder Absagen gehen zurück in den Kalender.
- Besichtigung vorbereiten. Die Angaben stehen bei der Anfrage bereit. Nach dem Besuch kann daraus die Vorbereitung des Angebots beginnen.
Das ist ein Beispiel für einen möglichen Ablauf, keine Kundenreferenz. Im Ablauf-Check klären wir, was Ihr Kalender und Ihre vorhandene Software davon bereits leisten. Notfälle, unklare Einsatzorte und Sonderfälle bleiben bei einem Menschen; dafür werden keine Zeiten automatisch zugesagt.
Für den SHK-Betrieb lässt sich die Terminvereinbarung mit dem Anfrage-Eingang verbinden. Im Ablauf-Check besprechen wir dazu Ihren Kalender, die Terminarten und die Regeln für Anfahrt und Vertretung.
Woran Sie merken, dass es passt
Wenn die Terminfindung länger dauert als der Termin selbst, Rückrufzettel verschwinden, oder mündlich Vereinbartes nirgends steht.
Anfrage-Bündelung
Anfragen verstreut über Mail, Telefon, Formular, WhatsApp — sie gehen unter oder werden zu spät beantwortet.
Angebots-Generator
Angebote werden von Hand geschrieben — das kostet Zeit und sieht jedes Mal anders aus.
Angebote nachfassen
Das Angebot ist raus — und dann passiert oft nichts mehr. Wer nicht nachfasst, überlässt den Auftrag dem, der sich gemeldet hat. Aber genau dieses Nachfassen geht im Tagesgeschäft als Erstes unter.
