Wartung, Notdienst, Angebote.
Ohne das Chaos im Büro.
Im SHK-Betrieb klingelt das Telefon den ganzen Tag, Wartungstermine wollen geplant werden, und Heizungsangebote haben viele Positionen. Wir schauen uns an, wie das bei Ihnen läuft, und bauen Werkzeuge, die genau diese Routine übernehmen.
Das erste Gespräch kostet nichts. Per Video oder bei Ihnen vor Ort.
Wo im SHK-Betrieb die Zeit hängen bleibt
Womit SHK-Betriebe meistens anfangen
Jeder Baustein wird an Ihren Ablauf angepasst. Meist fangen wir mit einem an und bauen von dort weiter.
Anfrage-Bündelung
Alle Kanäle laufen strukturiert an einem Ort zusammen. Jede Anfrage ist sichtbar, nichts geht verloren, jeder bekommt Antwort.
Termin- & Rückruf-Vereinbarung
Der Kunde sucht sich selbst einen freien Termin oder Rückruf-Zeitpunkt — der landet direkt in Ihrem Kalender, mit allem, was Sie dafür wissen müssen. Der Termin steht, bevor das Telefon dreimal hin- und hergeklingelt hat.
Angebots-Generator
Kundendaten und Leistung auswählen — in Minuten steht ein fertiges, einheitliches Angebots-PDF mit Ihrem Briefkopf.
Angebote nachfassen
Jedes offene Angebot steht mit Datum und Status auf einer Liste — und meldet sich, wenn es Zeit zum Nachfassen ist. Sie sehen auf einen Blick, wo eine Rückmeldung fehlt, und keiner muss es mehr im Kopf behalten.
Auftrags- & Status-Tracker
Ein zentrales Board: jeder Auftrag mit seiner Phase und einem Verantwortlichen sichtbar — für alle, die es angeht.
Rechnung & E-Rechnung
Aus dem fertigen Auftrag wird die Rechnung von selbst — im strukturierten E-Rechnungs-Format, das Empfänger und Finanzamt verlangen. Eingehende E-Rechnungen landen lesbar und richtig abgelegt bei Ihnen. Sie stellen die Rechnung, das Format erledigt sich im Hintergrund.
Kein Lehrbuch. So läuft das bei uns selbst.
Wir betreiben selbst mehrere Firmen und Produkte. Deren Büro haben wir zuerst automatisiert. Deshalb hat fast jeder Baustein auf dieser Seite bei uns ein Gegenstück, das täglich im Einsatz ist.
Bei uns laufen Anfragen, Anmeldungen, Bestellungen und Störungsmeldungen aus allen Projekten in einem einzigen Eingang zusammen. Jeder Eintrag wird abgehakt, und daneben steht, was erledigt wurde.
Kommt bei uns eine Anfrage rein, entsteht daraus ein Angebotsentwurf als PDF, samt Recherche zum Interessenten und einer Empfehlung, wo man anfängt. Janik prüft ihn, erst dann geht er raus.
Offene Angebote landen bei uns auf einer Nachfass-Liste. Für jeden Fall liegt ein Entwurf bereit. Nach der Freigabe geht er raus, und die nächste Wiedervorlage steht automatisch.
Offene Rechnungen unserer Software-Kunden verfolgt bei uns ein eigenes Werkzeug: wer noch nicht gezahlt hat, welche Mahnstufe dran ist, welcher Entwurf als Nächstes rausgeht. Versendet wird erst nach Freigabe.
Wo KI im SHK-Alltag wirklich hilft
Im SHK-Betrieb ist vieles planbar: Wartungen kommen jedes Jahr wieder, Angebote ähneln sich, Anfragen haben ein Muster. Genau dort lohnt es sich, die Routine abzugeben.
Eine Liste für alle Anfragen
Telefon, Mail, Formular, WhatsApp: Alles landet an einem Ort, mit Name, Anliegen und Dringlichkeit. Ihr Büro sieht auf einen Blick, was heute dran ist. Mehr dazu im Beitrag Fünf Kanäle, eine Liste.
Wartungen, die sich selbst melden
Statt einer Excel-Liste meldet sich die Anlage, wenn sie fällig ist. Der Kunde bekommt einen Terminvorschlag, Ihr Büro muss nur noch bestätigen.
Angebote aus Ihren Bausteinen
Eine KI kann aus Ihren Standardpositionen und den Angaben zur Anlage einen Angebotsentwurf machen. Sie prüfen und schicken ab. Entschieden wird bei Ihnen, vorbereitet im Werkzeug.
Danach haben Sie es schwarz auf weiß.
Nach dem Gespräch bekommen Sie eine Seite von uns. Darauf steht, was wir bei Ihnen gesehen haben, und was wir als Erstes bauen würden. Das kostet nichts, und Sie können damit machen, was Sie wollen.
- 01Ihr Ablauf als SkizzeVon der Anfrage bis zur Rechnung, so wie er heute wirklich läuft.
- 02Die drei größten ZeitfresserMit geschätzten Stunden pro Woche, damit Sie sehen, wo es sich lohnt.
- 03Unser Vorschlag für den ersten BausteinWas er tut und wo er Ihnen die meiste Zeit spart.
Häufige Fragen
Ja. Eine Wiedervorlage meldet sich, wenn eine Anlage fällig ist, und kann den Kunden mit einem Terminvorschlag anschreiben. Was rausgeht, legen Sie vorher fest.
Anrufe, Mails und Formulare können an einem Ort zusammenlaufen, damit nichts untergeht. Ob dafür auch ein Telefonassistent sinnvoll ist, klären wir im Ablauf-Check. Das hängt davon ab, wie viele Anrufe bei Ihnen heute verloren gehen.
Nein. Wir arbeiten mit dem, was Sie schon nutzen, und bauen dort an, wo heute von Hand nachgearbeitet wird.
Mit dem Ablauf-Check: fünf Fragen vorab, dann ein Gespräch per Video oder bei Ihnen vor Ort. Danach bekommen Sie schriftlich, wo bei Ihnen die meiste Zeit verloren geht und was wir als Erstes bauen würden. Das kostet nichts.
Wir schauen uns Ihren Ablauf an. Dann wissen Sie, wo die Zeit bleibt.
Fünf Fragen vorab, dann ein Gespräch. Das kostet nichts. Oder rufen Sie direkt an: +49 40 74302212
