Dokumenten-Zuordnung

So funktioniert es

Auf der Baustelle wird der Beleg abfotografiert — mehr ist vor Ort nicht zu tun. Den Rest übernimmt eine Texterkennung (OCR): Sie liest aus dem Bild die entscheidenden Angaben heraus — Lieferant, Datum, Betrag, Positionen — und schlägt vor, zu welchem Auftrag und Kunden der Beleg gehört. Wiederkehrende Lieferanten erkennt sie mit der Zeit von selbst. Aus „fotografieren und irgendwann sortieren” wird „fotografieren, fertig”.

Damit das sauber läuft, hilft eine ruhige Hand: Beleg möglichst gerade, ohne harten Schatten. Abgelegt wird unveränderbar — genau die revisionssichere Aufbewahrung, die die GoBD verlangt, und der Unterschied zum Foto, das lose in der Kamerarolle versackt.

Wie es mit dem Rest zusammenspielt

Weil der Beleg am Auftrag hängt, ist er da, wenn abgerechnet wird — kein Suchen nach dem Lieferschein, der zur Rechnung fehlt.

Woran Sie merken, dass es passt

Wenn Belege im Sammelordner oder im Familien-Chat landen, wenn am Monatsende jemand Fotos den Aufträgen zuordnet, oder wenn zur Abrechnung regelmäßig ein Beleg fehlt.