Rechnung & E-Rechnung

So funktioniert es

Aus dem fertigen Auftrag wird die Rechnung — Kundendaten, Positionen und Beträge stehen schon, weil sie aus Angebot und Auftrag stammen. Auf Knopfdruck entsteht daraus eine E-Rechnung im richtigen Format. „Richtig” heißt hier etwas Bestimmtes: kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz, den die Buchhaltung der Gegenseite automatisch einlesen kann.

Zwei Formate sind üblich. XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz — maschinenlesbar, für Menschen kaum; das verlangen vor allem öffentliche Auftraggeber. ZUGFeRD ist ein Hybrid: eine ganz normale PDF-Rechnung, in die der XML-Datensatz unsichtbar eingebettet ist. Ihr Kunde sieht eine gewohnte Rechnung, seine Software liest die Daten dahinter — und bei Abweichungen zählt rechtlich der XML-Teil. Das Werkzeug erzeugt das passende Format, ohne dass Sie sich je mit XML befassen, und legt eingehende E-Rechnungen lesbar und revisionssicher ab.

Wie es mit dem Rest zusammenspielt

Die Rechnung ist der letzte Schritt einer Kette: Was im Angebot erfasst wurde, wandert in den Auftrag und von dort in die Rechnung — einmal eingegeben, überall richtig, kein dreifaches Abtippen.

Woran Sie merken, dass es passt

Wenn Rechnungen noch von Hand aus Word entstehen, wenn unklar ist, ob Ihr Format die kommende E-Rechnungs-Pflicht erfüllt, oder wenn eingehende E-Rechnungen Sie schon heute ratlos machen.